受発注システムとは？メリットとデメリットも紹介-SmartMatCloud-（スマートマットクラウド）

企業活動においては、業務の効率化やコストダウンなどを目的に、多様なシステムが導入されています。製造業や飲食業を中心に普及している「受発注システム」をご存知でしょうか。今回は受発注システムの基本情報やメリットなどを紹介します。在庫管理システム→受発注システムを行い、在庫管理の自動化実現にご参照ください。

１：受発注システムとは？

受発注システムとは、その名の通り「取引における受注と発注を管理するシステム」のことです。部品や食材の受発注など様々な業界で広く使用されています。端的に言えば「いつ」「何を」「どのくらい発注または受注するのか」を管理するシステムで、「取引関係にある企業同士」が使用するケースもしばしばです。

インターネットが世間に普及する以前は、企業間の取引も電話やFAX、紙媒体の書類などを用いて行うのが一般的でした。ですが、これらの方法は記入ミスや確認漏れといったヒューマンエラーに苛まれやすいうえ、効率的な方法ではありません。おまけに、取引のたびに書類を印刷する必要があるので、コストの面で無駄が生じやすいという欠点があります。

通信技術が進化した現代では、受注や発注をより手軽かつスピーディーに行えるシステムとして、受発注システムが普及しているのです。今でも、電話やFAXを中心に取引を行っている企業も少なくありませんが、業務の確実性や効率などの面から、受発注システムの導入をおすすめします。

２：受発注システムを導入するメリット

受発注システムは、導入することによって受注者、発注者双方に様々なメリットがあります。どのようなメリットがあるかを具体的に把握しておくと、受注システムを導入する際の参考になるでしょう。続いては、受発注システムにおけるメリットを受注者、発注者それぞれの目線を踏まえながら解説します。

①　発注者の負担削減

アナログのやり方だと、受発注のたびにやり取りをする必要があり、その都度確認する負担がありました。しかし、受発注システム導入で発注毎に行っていた作業工程が少なくなり、発注者の負担軽減になります。また、紙媒体の発注書だと、書き方によっては読みづらい事もありますが、受発注システムであればスムーズに情報が伝わり、確認の工程削減にもなります。

さらに、発注履歴が残るため、再度発注する際や定期的に発注する場合も大変楽になり、24時間体制で稼働状態になるため、発注タイミングを気にしなくて済む点もメリットの1つです。

②　受注者の負担削減

受発注システムでは、受注データを使って伝票や納品書の作成が可能です。従来では、受け取った情報を再度入力する手間がありましたが、受発注システムを使えば入力の負担が軽減されます。さらに、受発注データはCSV出力もできるためほかのシステム連携も容易に可能です。リアルタイムで情報共有もできるため、場所や時間を選ばず確認できミスの削減も期待できます。このような利点から、受発注システムを導入すれば管理しやすい体制を整えられるでしょう。

また、FAXで発注書のやり取りは、混線や通話中で届かないこともあります。そのため、発注書の到着確認をしている企業も多いでしょう。しかし、受発注システムであれば、こうした到着確認の手間がかからず全体的な工数削減にもつながります。そのほか、FAXだけではなく電話やメールなど、様々な手段で発注を受けることで管理が煩雑になりがちだった業務も、受発注システムを導入すれば、受注ルートを集約でき業務の効率化が図れます。

③　人的ミスの削減

FAXやメールの受発注は、書き間違えや計算間違い、聞き取りミスなど人的要因で起こりえる事があります。しかし、受発注システムであれば自分で計算する必要がなくなり、金額の不一致も発生しません。また、在庫管理システムから受発注システムに反映させれば、そもそも管理体制から発注に至るまでのミスを避けることもできます。こうしたヒューマンエラーがなくなる点は、システム導入の大きなメリットとなります。

④　ペーパーレス化

紙媒体での受発注は大量の紙を使います。そのため、通信費に加えて紙代やインク代、保管するケースなどにかかるコストは軽視できません。また、スペース的なコストも多分に必要となり、限られた空間を圧迫するようになるでしょう。

受発注システムを使えば、これまで紙で管理していた情報をすべてデータ化できるようになります。ペーパーレス化により、紙で溢れ返っていた職場がスッキリするだけでなく、SDGsの観点から見ても好感の持てる企業になるでしょう。

３：受発注システムを導入するデメリット

システム導入には、メリットだけでなく、デメリットも発生します。受発注システムを導入する際は、どのようなデメリットがあるかも大切です。デメリットを理解できていれば対策を取りやすく、導入後も慌てる必要がありません。

①　初期費用や月額費用がかかる

システム導入には、初期費用や月額費用がかかります。その分、作業が効率化され、ほかの業務に力を注ぎやすくなりますが、どの程度費用がかかるかを押さえておかなければ、リスクも考えられます。中には想定した以上に高額なシステムもあるため、事前に細かく試算しておくように心がけましょう。コストを抑えたい場合は、必要な機能だけを利用するという方法もあります。

②　取引先企業の同意が必要

受発注システムの導入により、これまで使用していた発注方法から移行が必要です。例えば発注書のフォーマットの変更になります。受注先の企業によっては、発注書を自社のシステムに取り込んで管理している可能性があります。万が一、取引先の同意を得ずに受発注システムを導入すれば、取引先側に迷惑をかけてしまうため注意が必要です。

また、企業によってはシステムによる注文に対応していないケースも考えられるため、受発注システム導入と合わせてサポートが必要になる可能性があります。導入前に、受発注システムの使いやすさや、業務負担が軽減できることを取引先に丁寧に伝えておけば、同意の取得が円滑に進められるでしょう。

③　社内での周知徹底

受発注システムに限らず、新しい仕組みを導入すると慣れるまで時間を要します。特に、これまでアナログなシステムで受発注を行っていた企業では、拒否反応を示すスタッフも出てくるかもしれません。スタッフが混乱しないように操作や業務フローをまとめた資料を配ったり、レクチャーする時間を設けたりする必要があります。また、導入する段階でできるだけ操作しやすいシステムを選ぶのもおすすめです。作業に慣れれば結果的にミスや労力を削減できるとスタッフに説明することで、スムーズに導入が進むでしょう。

４：スマートマットクラウドと受発注システムとの連携

在庫管理IoT「スマートマットクラウド」から主要通販サイトへの自動発注ができるようになったことにより、幅広い資材料・用品の在庫・発注管理を自動化。簡単に効率化することが可能になりました。

管理している資材料・備品が最適な発注タイミングになると、「スマートマットクラウド」からは、発注先の指定する注文フォーマット上に注文内容を出力、①メール②FAXを通じた発注を自動で行うことができます。

今回これまで自動発注が難しかった、下記の主要サイトへの自動発注ができるようになりました。

在庫管理が必要な現場においては、資材料や備品の在庫・発注管理が、経営の隠れた負担となっていることが多くあります。

現場では、必要な資材やディスポーザブルなどを切らさないように、こまめに残量や在庫を確認し、適切な発注先に適切なタイミングで発注することが求められています。

仕事の合間に行わなくてはいけないこれらの作業が、現場スタッフにとって物理的・心理的な負担となり、さらにその業務負担は、スタッフの人材確保など、企業経営にも影響を与えることが多くありました。

今回の機能リリースにより、各現場の幅広い資材料・備品の在庫・発注管理が今まで以上に簡単に!「スマートマットクラウド」がより一層の、各現場の在庫管理の負担軽減を実現します。