業務プロセスを効率化することで、同じ従業員数でも労働時間数を減らすことができたり、同じ労働時間でもこれまで以上の質・量の成果を上げることが可能となったりすることが、業務効率化です。
主に少子高齢化社会の進展に伴う労働人口の減少への対策や、働き方改革の観点から、近年、業務効率化の必要性がますます高まっています。
そこでこの記事では、業務効率化とはどのようなもので、どのように進めればよいのかについて、ポイントを解説します。
目次
- 業務効率化とは
- 業務効率化をスムーズに進めるためには
- 業務効率化の方法
- 業務効率化が求められている業種
- 業務効率化に繋がる在庫管理ツール
業務効率化とは
業務効率化とはさまざまな業務プロセスに隠れた「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくしプロセスを改善することで、企業全体の生産性を高めることができる取り組みです。
効果的に「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくし業務効率化するためには、
- 業務のプロセス全体と課題を見える化すること
- 関連する他業務と合わせて効率化すること
といった、部分のみに着目せず全体を見たうえでやり方を見直すことがポイントとなります。あと、混同されがちなのが業務効率化と生産性向上をセットで考えられるケースです。
あくまでも業務効率化とは、生産性向上の為の「手段」であって、生産性向上は「目的」「成果」という事になります。
業務効率化をスムーズに進めるためには
業務効率化をスムーズに進めるためには、正しい手順で行うことが重要です。
業務効率化を行う為のSTEP
□ 業務と課題の可視化
□ 最適な手法・ツールで計画を立てる
□ 検討した改善策を実施
□ 効果を検証しフィードバック
業務と課題の可視化
業務効率化をスムーズに進めるためには、まず、業務の全体像と課題がある箇所を明らかにしましょう。業務の全体像を把握することで、どこを改善すれば業務全体が効率化できるのかを正しく判断することができるようになります。
最適な手法・ツールで計画を立てる
業務の全体像と課題がある箇所を明らかにしたら、仕事のやり方を変える・アウトソーシングする・ツールを導入するなど、業務プロセスの課題を解決する選択肢はさまざまです。それぞれの業務や企業の状況に合わせた最適な方法を選択することが、スムーズな業務効率化を進めるうえで欠かせません。
業務効率化を進めていく上で、役にたつフレームワークを紹介します。
フレームワークとは誰もが使え思考の整理に役立つ、分析、意思決定、企画立案の枠組みのことです。
①QCDS：クオリティ・コスト・デリバリー・サポートの4項目で他と比較し品質管理をする手法
②PDCA：Plan・Do・Check・Actionを順番に繰り返し、管理業務を継続的に効率化する手法
③ECRS：排除（Eliminate）・結合（Combine）・再配置（Rearrange）・単純化（Simplify）の視点で業務の見直しをはかる方法
検討した改善策を実施
業務効率化の手法・ツールが決まっても、突然、導入するのはおすすめできません。まずは業務効率化を行う現場の受け入れ態勢を整えてから、リリースをします。業務効率化というメリットの多い施策であっても、効率化対象となる業務に関係する従業員には一定の負担がかかることを考慮して、現場の状況を整えてからタイミングよく実施するのが大切です。
効果を検証しフィードバック
最適な業務効率化の手法・ツールを最善のタイミングで導入しても、予期していたとおりの効果が出るかどうかは、一定期間運用してみないとわかりません。必ず、どの程度の効果が出ているのか確認し、継続して改善していくことで、業務効率化を成功させることができます。一度業務効率化を行ったら終わりではなく、定期的にモニタリングし必要なマイナーチェンジを継続して行うことが、業務効率化を形骸化させないためにもっとも重要です。
業務効率化の方法
業務効率化には、削減、簡素化・システム化・アウトソーシング・標準化・集約化という方法があります。ここではどの業界にも発生する定例業務、「在庫管理」を例にとり、業務効率化の方向を探ってみます。
▼在庫管理業務効率化の方法
- 在庫管理の削減：残数チェック・棚卸の廃止
- 在庫管理の簡素化：残数チェック・棚卸回数を減らす
- 在庫管理の標準化：発注点・発注量の設定
- 在庫管理の集約化：担当制の導入、本部による一括管理
- 在庫管理のアウトソーシング：在庫管理・棚卸業務を外注
- 在庫管理のシステム化：ITツール・RPAの導入
在庫管理や棚卸は健全な経営に欠かせない業務です。この業務削減はおすすめできません。業務の標準化や集約化は大きなコストはかかりませんが、現場にあらたに発注点・発注量を周知する教育コスト、担当部署に在庫数を共有するコミュニケーションコストが発生します。
棚卸業社利用やアウトソーシングは、業務量を大きく削減しますが、費用が発生します。業務のシステム化は業務にあったツールを選ぶことで、業務量削減や自動化を実現することができます。導入コストや教育コストがかかるため、費用対効果を見極める必要があります。
業務効率化が求められている業種
どの業界でも業務効率化は命題となっていますが、特に次の業界では、喫緊の経営課題となっています。
これらの業界に共通している点は深刻な人手不足です。人手が足りずに、普段の業務で手いっぱいになっている業界こそ業務効率化を進めるべきですが、業務効率化には、業務フローの変化が伴います。
現場の教育コストやツールの初期導入費用がネックとなって本格的な業務効率化に着手できないケースが多いのが現状です。
業務効率化に繋がる在庫管理ツール
在庫管理の重要性は理解しているが、労力がかかりすぎるため、十分な管理ができていない企業には、シンプルな仕組みで在庫確認・発注。棚卸という在庫管理業務を自動化する在庫管理システム「スマートマットクラウド 」がおすすめです。現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、遠隔管理を可能にします。
スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。
◆さまざまな自動発注に対応
お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です
◆在庫圧縮を促進
推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します
◆どんな場所にも設置可能な薄型使用
スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。
◆API・CSVでのシステム連携実績も多数
自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現。
