スマートオフィスとはどんなもの？メリット・デメリットを通して未来のオフィスを考える
- スマートオフィスって何だろう？
- スマートオフィス実現のために・・・
- スマートオフィスのメリット・デメリット
- スマートマットクラウドで業務を効率化＜導入事例＞
ⅰ：スマートオフィスって何だろう？
スマートオフィスとは、IoT技術の導入で最適化された環境を提供するオフィスです。職場の環境調整や人員配置、作業効率化などさまざまなメリットを利用者に与えてくれます。
スマートオフィスは実際の社内インフラをスマート化するだけでなく、働き方そのものがスマートになったり、働く場所そのものも多様化し、いつでもどこでも働けるオフィスに変化することができるのです。まさに空間と時間を超えた未来のオフィスがスマートオフィスです。
従来のオフィスも自宅もコワーキングスペースもすべてがスマートオフィスを構成する一部となります。社内のインフラはミニマムでありながら、機能性の高いものになりエネルギー消費も減らせることができます。無駄がなくエコなオフィスでもあると言えます。
ⅱ：スマートオフィス実現のために・・・
オフィスをスマート化するという事は、インターネットを通じてさまざまな情報をやり取りする環境を構築することです。そのため、IoTの導入にあたっては、なによりも強固なネットワークの構築が不可欠です。
① まずは現在の社内状況の把握をしましょう！
社内に設置されているサーバーやネットワーク環境がどの程度整備されているのか今一度確認してみましょう。 ネットワーク環境が相当整っているのに、社員がいつでもどこでも働けるというところまで至ってない場合は何が問題が洗い出してみましょう。
② 今あるIT環境は徹底的に活用しましょう！
企業内にサーバーを置くのをやめ、クラウドサーバーに切り替えている企業が多くあります。社内にサーバーを置くメリットは多数ありますが、デメリットも少なくありません。その理由の一つにクラウドサーバーの低価格化とセキュリティーの大幅な強化です。年々通信環境が向上していることもあり、安い価格でより安全なクラウドサーバーを選択することがより安全性を高める結果となりつつあります。企業の規模や通信環境、ビジネス形態によっても選択肢は変わりますが、オンプレミスとクラウド、それぞれの利点をよく考え適切なクラウドサービスに移行していくことが重要になってきてますね。
③ 社内のアナログな部分を徹底見直ししましょう！
社内にはアナログなまま見直されていないモノや業務がまだまだ沢山あります。 固定電話やファックス、タイムカード、紙の社内報やそれらの管理など、探してみるとアナログなまま見直されていないものがたくさん存在します。これらのアナログなものをスマート化すると、いつでもどこでも働くことができる環境が一歩さらに前進します。
ⅲ：スマートオフィスのメリット・デメリット
【メリット①】 いつでもどこでも働ける環境ができる
スマートオフィスが実現すると社員はどこにいても働くことができます。 自宅にネットワーク環境があれば、自宅がオフィスになります。営業職だと、出先のカフェやコワーキングスペースなどを仕事場として活用することで、無駄な移動時間を減らすことが可能になりますね。もちろん該当しない業種・実現できない企業も多々ありますが、子育てや親の介護で働き方を考えなければならないこれからの世代の人たちも、そんな環境が増え在宅勤務を許されることで、退職をしなくて済むようになり、それで会社も優秀な社員を失わなくて済むというお互いにメリットのある雇用形態が実現できるようになります。
【メリット②】 社員のモチベーションUPと時間の有効活用
スマートオフィスなら、いつでもどこでも働けるので、毎日決まった時間に決まった電車で通勤するのではなく、自由な働き方ができます。在宅ワークや時差通勤などを利用して、通勤のストレスを減らすことも可能です。きっと社員は時間の有効利用でリフレッシュして、さらに生産性を上げることができるのではないでしょうか。
また業務負担が部分的にでも減少すれば、働き方にも直結してきます。他の業務へ注力できるようにもなり、モチベーション向上やスキルUPといった、企業へのプラス要素も増えてきます。
【デメリット】 セキュリティーや初期投資問題
どこからでも社内の情報にアクセスできることは、不正アクセスのリスクを高めることになります。特に気をつけておきたいのは「フリーWi-fi」です。カフェやコワーキングスペースで作業をするときには注意しなければなりません。会社でセキュリティを強固にすることと社員の意識を向上が重要になります。
またスマートオフィスを実現には、スマートデバイスや高速通信などを整える必要があります。しかし、社員一人一人にタブレットを支給するだけでも多額のコストがかかります。また、セキュリティ向上のために管理体制を一新する必要もあるかもしれません。スマートオフィスを導入するときには、先に述べた現在の社内状況を把握した上で段階的・部分的にIoT化を進めていくとよいでしょう。
ⅳ：スマートマットクラウドで業務を効率化＜導入事例＞
スマートマットクラウドのマットは「コードレス・省電力・薄型」のIoT機器です。 現在までに様々な業種のオフィスでの導入実績があります。
スペースに制約の多いオフィスでは、サイズ展開が豊富で薄型というスマートマットの強みが存分に生かされます。備品庫のロッカーや棚板の上でワイヤレスで使用できるため、すんなりと設置が可能になります。
★管理品や導入効果などは、実際にスマートマットクラウドを導入頂いている企業例をもとにご紹介していきます。
ショールームで切らしてはいけないコピー用紙の管理と発注を自動化（富士ゼロックス株式会社様）
「過剰在庫を解決」総務部の備品管理の課題をIoTで解決（株式会社ユーザベース様）
「費用対効果は約200万円/年」顧客企業のコピー用紙在庫を遠隔監視&自動発注（株式会社日本工業社様）
スマートマットクラウドは、在庫管理が自動で行えるようになることで前で述べてきたことが行えるようになっていきます。
率先してスマートオフィスを推奨する中で、様々なソリューションがオフィスの中で役立っています。従来のオフィス業務でどういった役割をIoTでまかなえるようになるのかよく考えてみましょう。これから先、労働人口が減少していく中で、どのように人とデジタルが共存していくのか、あくまでも人が効率よく働けるようになるためにデジタルは存在しているので、上手く利用していっていただきたいです。
スマートマットクラウドへのお問い合わせは下記からどうぞ！
